Privacyverklaring

Onelia (DCNG SRL), website onelia.be, mobiele applicatie en webportaal, versie 6 van 22 oktober 2026

DCNG SRL, uitgever van het platform Onelia, hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer. Deze privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer u onze website onelia.be bezoekt, wanneer u onze mobiele applicatie of ons webportaal gebruikt, of wanneer u met ons in contact treedt, alsook de doeleinden en de rechtsgronden van die verwerkingen, de ontvangers ervan, de bewaartermijnen en de rechten waarover u beschikt. Zij is opgesteld overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna de « AVG » genoemd) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Deze verklaring vormt een informatiedocument en geen contractueel document. Zij wordt afzonderlijk gepubliceerd van de verwerkersovereenkomst, die als bijlage bij de algemene verkoopvoorwaarden is gevoegd en door onze Klanten bij hun inschrijving wordt aanvaard. De bijwerking van deze verklaring brengt geen enkele wijziging mee van die overeenkomst, noch van de algemene voorwaarden.

1. Wie zijn wij?

De verwerkingsverantwoordelijke is DCNG SRL, een besloten vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te Avenue de l’Abbaye d’Aywiers 25, 1410 Waterloo (België), ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0780.406.273, die het platform Onelia uitgeeft en commercialiseert (hierna « Onelia » of « wij » genoemd).

Onelia is beheersoftware die uitsluitend bestemd is voor professionals, ambachtslieden, zelfstandigen en kleine en middelgrote dienstverlenende ondernemingen gevestigd in België, Frankrijk en Luxemburg (hierna onze « Klanten » genoemd). Zij bestaat uit een mobiele applicatie voor iOS- en Androidsystemen, met werking zonder verbinding, en uit een webportaal voor het beheer, en maakt onder meer het beheer mogelijk van klanten, interventies, werven, offertes, facturen, met inbegrip van de elektronische facturatie via het Peppol-netwerk, voorraad, agenda en ploegen.

Gelet op de aard, de omvang en de doeleinden van haar verwerkingen is Onelia niet gehouden een functionaris voor gegevensbescherming in de zin van artikel 37 van de AVG aan te wijzen en heeft zij er geen aangewezen. Voor elke vraag over de bescherming van uw persoonsgegevens of om uw rechten uit te oefenen staat een uniek contactpunt te uwer beschikking op het adres privacy@dcng.be of per brief op het hierboven vermelde adres van de maatschappelijke zetel.

2. Onze twee rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Onelia treedt in twee onderscheiden hoedanigheden op, die goed van elkaar moeten worden onderscheiden om deze verklaring te begrijpen.

Als verwerkingsverantwoordelijke bepaalt Onelia de doeleinden en de middelen van de verwerkingen die verband houden met haar website, met het beheer van haar Klanten en hun gebruikers, met de ondersteuning, met de beveiliging van het platform en met haar commerciële communicatie. Die verwerkingen worden beschreven in afdeling 3.

Als verwerker host en verwerkt Onelia, voor rekening en op instructie van haar Klanten, de gegevens die zij in het platform invoeren: hun eigen klanten en contactpersonen, hun offertes en facturen, hun foto’s van werven, hun agenda en hun ploegen. Voor die gegevens is de Klant de verwerkingsverantwoordelijke en handelt Onelia overeenkomstig de verwerkersovereenkomst die als bijlage bij haar algemene verkoopvoorwaarden is gevoegd (hierna de « DPA » genoemd). Die rol wordt beschreven in afdeling 4.

3. De gegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken

Voor elke verwerking geven wij hierna de betrokken gegevens aan, het nagestreefde doeleinde, de rechtsgrond in de zin van artikel 6 van de AVG en de bewaartermijn.

3.1 Bezoekers van de website onelia.be en wachtlijst

Wanneer u onze website bezoekt, genereert onze hostingprovider technische logbestanden die onder meer uw IP-adres, de geraadpleegde pagina’s, de tijdsaanduiding en het browsertype bevatten, uitsluitend om de beveiliging en de goede werking van de website te verzekeren. Die verwerking berust op ons gerechtvaardigd belang om de beveiliging van onze systemen te waarborgen (artikel 6, lid 1, f), van de AVG). Die logbestanden worden ten hoogste twaalf maanden bewaard.

Elke nacht wordt het serverlogbestand van de vorige dag herleid tot bezoekerstellers aan de hand waarvan een bezoeker niet langer kan worden geïdentificeerd: aantal bezoeken, paginaweergaven, doorlopen stappen van het formulier en verdeling tussen menselijke bezoekers en robots. De IP-adressen worden niet in die tellers bewaard. Die verwerking, waarmee wij het bezoek aan onze website kunnen meten zonder een beroep te doen op een instrument van derden, berust eveneens op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f), van de AVG). Onze website plaatst geen enkele cookie of tracker, onder het enige voorbehoud van de hieronder beschreven controle tegen robots, doet geen beroep op enig instrument van derden voor bezoekmeting en gebruikt geen enkel instrument voor reclame of geïntegreerde sociale media (zie afdeling 5).

Indien u ons uw e-mailadres meedeelt via het formulier voor vervroegde toegang, gebruiken wij dat om u te informeren over de lancering van Onelia en u toegang tot het platform aan te bieden. Die verwerking berust op uw toestemming (artikel 6, lid 1, a), van de AVG), die u te allen tijde kunt intrekken door te klikken op de uitschrijflink in elke e-mail of door ons te schrijven. Uw adres wordt bewaard tot de commerciële lancering van Onelia en vervolgens uiterlijk twaalf maanden na die lancering, behalve indien u Klant wordt of indien u uw toestemming eerder intrekt. Adressen waarvan de inschrijving niet is bevestigd, worden automatisch na dertig dagen verwijderd.

Om dit formulier te beschermen tegen geautomatiseerde inschrijvingen, gebruiken wij de controle tegen robots van Cloudflare (Turnstile). Die wordt pas geladen wanneer u het formulier begint in te vullen; een gewoon bezoek aan de website activeert die niet. Cloudflare ontvangt dan uw IP-adres en technische informatie over uw browser en uw verbinding. Cloudflare gebruikt die om een persoon van een robot te onderscheiden en, als verwerkingsverantwoordelijke, om die detectie te verbeteren (cloudflare.com/turnstile-privacy-policy). Om herhaalde inschrijvingen te beperken, bewaren wij gedurende ten hoogste vierentwintig uur een vingerafdruk van uw verbinding, die uw IP-adres niet bevat. Die verwerkingen berusten op ons gerechtvaardigd belang om het formulier en onze e-mailverzendingen tegen misbruik te beschermen (artikel 6, lid 1, f), van de AVG).

3.2 Contact- en demonstratieaanvragen

Wanneer u ons contacteert via het formulier op de website, per e-mail of via enig ander kanaal, verwerken wij uw identificatie- en contactgegevens, te weten uw naam en voornaam, uw onderneming, uw e-mailadres en uw telefoonnummer, alsook de inhoud van uw aanvraag, om daarop te antwoorden, u het platform voor te stellen en, in voorkomend geval, het sluiten van een overeenkomst voor te bereiden. Die verwerking berust op de uitvoering van op uw verzoek genomen maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, b), van de AVG) of, wanneer u voor rekening van een onderneming handelt, op ons gerechtvaardigd belang om te antwoorden op de aanvragen die ons worden gericht (artikel 6, lid 1, f), van de AVG). Die gegevens worden bewaard gedurende de behandeling van uw aanvraag en, indien zij niet tot een overeenkomst leidt, gedurende drie jaar te rekenen vanaf onze laatste uitwisseling.

3.3 Accounts van de Klanten en van hun gebruikers

Wanneer een Klant een account aanmaakt, verwerken wij de identificatie- en contactgegevens van de onderneming en van haar vertegenwoordiger, te weten de benaming, het ondernemingsnummer of het btw-nummer, het adres, de naam en voornaam, het e-mailadres, het telefoonnummer en de taal, alsook de gegevens van de gebruikers aan wie de Klant toegang verleent: naam, voornaam, e-mailadres, taal, toegekende rol en bevoegdheden, geheim voor tweefactorauthenticatie wanneer de gebruiker die heeft geactiveerd, notificatietokens van de toestellen, aanmeldlogbestanden en logbestanden van beveiligingsactiviteiten. De inschrijvingspagina van het portaal gebruikt dezelfde controle tegen robots, onder de in afdeling 3.1 beschreven voorwaarden; die wordt daar geladen bij het openen van de pagina.

Die gegevens worden verwerkt om de accounts aan te maken en te beheren, de gebruikers te authenticeren, de onderschreven dienst te leveren, de beveiliging ervan te verzekeren en met de Klant te communiceren over de overeenkomst, in het bijzonder om hem te informeren over de ontwikkelingen van de dienst, de contractuele wijzigingen, de bijwerkingen van de lijst van verwerkers en de incidenten. Ten aanzien van de Klant berust die verwerking op de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, b), van de AVG). Ten aanzien van de gebruikers die zelf geen partij bij de overeenkomst zijn, berust zij op ons gerechtvaardigd belang, en dat van de Klant, om hen in staat te stellen het platform op beveiligde wijze te gebruiken in het kader van hun beroepsactiviteit (artikel 6, lid 1, f), van de AVG).

De accountgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de gratis proefperiode en van de overeenkomst en worden vervolgens verwijderd na het verstrijken van de door de DPA bepaalde teruggave- en wissingstermijnen, met uitzondering van de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bewijs van de uitvoering van de overeenkomst en voor de verdediging van onze rechten, die worden bewaard gedurende de toepasselijke verjaringstermijn, te weten tien jaar te rekenen vanaf het einde van de overeenkomst. De aanmeld- en beveiligingslogbestanden worden twaalf maanden bewaard.

3.4 Controle op het persoonsgebonden karakter van de accounts

Onze abonnementen worden per gebruiker gefactureerd en elk account stemt overeen met één enkele natuurlijke persoon, waarbij de inloggegevens niet mogen worden gedeeld. Om toe te zien op de naleving van die regel en op de juistheid van de facturatie, tellen wij voor elk gebruikersaccount de uren waarin meerdere verbindingen van de mobiele applicatie tegelijk actief zijn. Die telling heeft uitsluitend betrekking op technische verbindingsgegevens. Zij omvat geen analyse van de in het platform ingevoerde inhoud, geen geolokalisatie en geen meting van de arbeidstijd, en geeft geen aanleiding tot enige geautomatiseerde besluitvorming: de vaststelling van een eventueel delen wordt door een persoon beoordeeld en met de Klant besproken, die de ontbrekende accounts dient te openen.

Eenzelfde persoon kan zich gelijktijdig vanaf verschillende toestellen aanmelden, wat geen delen uitmaakt. Die verwerking berust op ons gerechtvaardigd belang om het niet-conforme gebruik van de dienst te voorkomen en de abonnementen correct te factureren (artikel 6, lid 1, f), van de AVG). De aldus berekende indicatoren worden twaalf maanden bewaard. Het komt de Klant toe om, in zijn hoedanigheid van werkgever, zijn medewerkers over die gebruiksregel te informeren.

3.5 Abonnementen, facturatie en betaling

De abonnementen op Onelia worden verkocht en gefactureerd door DCNG. Om onze facturen op te stellen en te verzenden, de betalingen op te volgen en onze boekhouding te voeren, verwerken wij de identificatie van de Klant (benaming, adres, ondernemingsnummer en btw-nummer, Peppol-ID), het e-mailadres voor de facturatie, de onderschreven formule, het aantal gefactureerde gebruikers, onze facturen en de ontvangen betalingen, met, naargelang van het betaalmiddel, de naam en het bankrekeningnummer van de betaler.

Die verwerking berust op de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, b), van de AVG) en op onze wettelijke verplichtingen inzake boekhouding en belastingen (artikel 6, lid 1, c), van de AVG). Onze boekhoudkundige en fiscale stukken worden tien jaar bewaard te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op dat van hun opstelling.

Onze facturen worden verzonden via het Peppol-netwerk, door tussenkomst van ons toegangspunt, en per e-mail. De betalingen worden verwerkt door onze erkende betalingsdienstaanbieder, als autonome verwerkingsverantwoordelijke, overeenkomstig zijn eigen privacyverklaring. Onelia bewaart geen volledige bankkaartgegevens.

3.6 Ondersteuning en meldingen

Wanneer een gebruiker ons een melding of een verzoek om bijstand richt, vanuit de applicatie of per e-mail, verwerken wij zijn identificatie- en contactgegevens, de inhoud van het verzoek en, in voorkomend geval, de technische informatie of de gegevensfragmenten die de gebruiker ons verkiest mee te delen om zijn probleem te beschrijven. Die gegevens worden verwerkt om het incident op te lossen, het platform te verbeteren en het spoor van de uitwisselingen te bewaren. Die verwerking berust op de uitvoering van de met de Klant gesloten overeenkomst (artikel 6, lid 1, b), van de AVG) en op ons gerechtvaardigd belang om ondersteuning van kwaliteit te verzekeren (artikel 6, lid 1, f), van de AVG). Wij nodigen u uit om ons in uw meldingen niet meer gegevens mee te delen dan noodzakelijk, in het bijzonder wat de eindklanten betreft. De uitwisselingen met de ondersteuning worden twee jaar bewaard te rekenen vanaf de afsluiting van het verzoek.

3.7 Beveiliging, technische logbestanden en foutrapporten

Om de beveiliging en de betrouwbaarheid van het platform te verzekeren, verwerken wij technische logbestanden die IP-adressen, toestelidentificatoren, tijdsaanduidingen en beveiligingsgebeurtenissen bevatten, en bewaken wij op geautomatiseerde wijze de toestand van onze componenten. Die verwerking berust op ons gerechtvaardigd belang om de beveiliging van de netwerken en van de informatie te waarborgen en niet-toegestane toegang te voorkomen (artikel 6, lid 1, f), van de AVG). De technische logbestanden worden ten hoogste twaalf maanden bewaard.

De technische foutrapporten van de applicatie en van het portaal worden verzameld met een instrument dat zo is ingesteld dat het geen enkel persoonsgegeven verzendt: geen IP-adres, geen gebruikersidentificator en geen schermafbeelding. Evenzo wordt de beschikbaarheid van het platform gemeten door een externe beschikbaarheidsmonitor die enkel een werkingsstatus ontvangt. Wij vermelden die instrumenten omwille van de transparantie.

3.8 Pushnotificaties en service-e-mails

Indien u de notificaties in de applicatie activeert, verwerken wij het token dat door Apple of Google aan uw toestel is toegekend om u notificaties over uw activiteit te sturen. Die verwerking berust op de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, b), van de AVG). De tekst van die notificaties is bewust beperkt: hij vermeldt het nummer van het betrokken document en het tijdstip, met uitsluiting van de naam van uw eindklanten.

Het notificatietoken wordt uit onze systemen verwijderd bij uw afmelding, wanneer de aanbieder van de notificaties ons meldt dat het vervallen is, of na tweehonderdzeventig dagen zonder gebruik. Het uitschakelen van de notificaties in de instellingen van uw toestel onderbreekt de ontvangst ervan, maar leidt op zich niet tot de verwijdering van het token.

De service-e-mails, met name die betreffende de aanmelding, de beveiligingswaarschuwingen en de verzending van documenten, zijn noodzakelijk voor de werking van het platform en kunnen niet worden uitgeschakeld zolang het account actief is.

3.9 Commerciële communicatie

Wij kunnen onze Klanten informatie sturen over de nieuwigheden van het platform en over onze aanbiedingen met betrekking tot diensten die gelijkaardig zijn aan die welke zij hebben onderschreven. Die verwerking berust op ons gerechtvaardigd belang om de relatie met onze klanten te onderhouden (artikel 6, lid 1, f), van de AVG), overeenkomstig artikel XII.13 van het Wetboek van economisch recht. U kunt zich daartegen te allen tijde, kosteloos en zonder motivering verzetten door te klikken op de uitschrijflink in elke e-mail of door ons te schrijven.

Ten aanzien van prospecten richten wij slechts commerciële communicatie langs elektronische weg aan een natuurlijke persoon met diens voorafgaande toestemming (artikel 6, lid 1, a), van de AVG), behalve wanneer het bericht wordt gericht aan een algemeen adres van een rechtspersoon. De prospectiegegevens worden bewaard gedurende drie jaar te rekenen vanaf ons laatste contact of tot de intrekking van de toestemming.

3.10 Activering van de elektronische facturatie (Peppol-netwerk)

Wanneer een Klant de elektronische facturatie activeert, gaat het toegangspunt tot het Peppol-netwerk waarop wij een beroep doen, met de hulp van zijn dienstverlener voor identiteitsverificatie, over tot de verificatie van de onderneming en van de identiteit van haar wettelijke vertegenwoordiger, wat de overlegging van een identiteitsbewijs met zich meebrengt. Die verificatie beantwoordt aan de eigen verplichtingen van het toegangspunt.

Dat identiteitsbewijs komt nooit langs Onelia. De wettelijke vertegenwoordiger bezorgt het rechtstreeks op de verificatiepagina van het toegangspunt, die Onelia zich ertoe beperkt vanuit de dienst te openen. Onelia ontvangt enkel het resultaat van de verificatie, te weten dat de identiteit al dan niet is geverifieerd, en bewaart uitsluitend dat resultaat alsook de datum van de activering. De gegevens van die dienstverleners zijn opgenomen in afdeling 6.

3.11 Abonnering van uw agenda op de planning in Onelia

De dienst laat elke gebruiker toe zijn persoonlijke of professionele agenda, bijvoorbeeld Google Agenda, Outlook of Apple Agenda, te abonneren op de planning die hij in Onelia bijhoudt. Technisch gezien stelt Onelia een agendabestand ter beschikking achter een adres dat een geheim bevat; het is de door de gebruiker gekozen agendasoftware die dat bestand op geregelde tijdstippen komt lezen. Onelia verstuurt uit eigen beweging niets naar die aanbieders en onderhoudt met hen geen enkele contractuele relatie.

De gebruiker die deze functie activeert, deelt aan zijn agendaleverancier de afspraken mee die in zijn planning zijn opgenomen, met inbegrip van de naam van de klanten van zijn werkgever, de interventieadressen en de ingevoerde beschrijvingen. Het telefoonnummer is standaard niet opgenomen. Die leverancier is een door de gebruiker en door de Klant gekozen ontvanger en geen verwerker van Onelia; de verwerking die hij uitvoert, valt onder zijn eigen voorwaarden, met inbegrip van de plaats waar de gegevens zich bevinden. De interface waarschuwt de gebruiker voor de aard van de blootgestelde informatie en voor het strikt persoonlijke karakter van de link, die te allen tijde vanuit de dienst kan worden ingetrokken.

De technische logbestanden van de server die het bestand ter beschikking stelt, registreren de ontvangen verzoeken, met inbegrip van het token dat in het adres is opgenomen, onder de in afdeling 3.7 beschreven voorwaarden. Wanneer een eindklant antwoordt op een vanuit Onelia verzonden uitnodiging, gaan zijn e-mailadres en zijn antwoord langs onze dienstverlener voor de verzending en ontvangst van e-mails en worden zij daar ten hoogste dertig dagen bewaard.

3.12 Sociale media

Onelia beschikt over pagina’s op LinkedIn, Facebook en YouTube. Wanneer u met die pagina’s interageert, worden uw gegevens verwerkt door de betrokken platforms overeenkomstig hun eigen privacyverklaringen. Voor de bezoekstatistieken van die pagina’s kunnen Onelia en het betrokken platform als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken worden beschouwd; de nadere regels van die gezamenlijke verantwoordelijkheid zijn bepaald in de door elk platform gepubliceerde voorwaarden. Wij exporteren uw gegevens niet vanaf die platforms.

4. De gegevens die wij voor rekening van onze Klanten verwerken

De gegevens die onze Klanten in het platform invoeren, te weten de identiteit en de contactgegevens van hun eigen klanten en contactpersonen, hun offertes, werkbonnen en facturen, hun foto’s en schetsen van werven, de handtekeningen, de agenda, de bestede tijd en de ploegleden, worden door Onelia verwerkt als verwerker, voor rekening en op instructie van de betrokken Klant, die er de verwerkingsverantwoordelijke van is.

Indien u klant, leverancier of contactpersoon bent van een ambachtsman of van een onderneming die Onelia gebruikt, is het die onderneming die beslist over de doeleinden van de verwerking van uw gegevens, die gehouden is u te informeren en tot wie u zich moet richten om uw rechten uit te oefenen. Onelia stelt haar Klanten de nodige instrumenten ter beschikking om daaraan tegemoet te komen: inzage, rectificatie, volledige export van uw dossier en wissing door anonimisering met behoud van de documenten met wettelijke waarde. Indien u ons rechtstreeks een verzoek over die gegevens richt, zullen wij het aan de betrokken onderneming bezorgen en u daarvan op de hoogte brengen.

De voorwaarden van die verwerking, met inbegrip van de instructies, de beveiliging, de subverwerkers, de doorgiften, de bijstand, de melding van inbreuken, de teruggave en de wissing, zijn vastgelegd in de DPA die als bijlage bij de algemene verkoopvoorwaarden is gevoegd. De lijst van de subverwerkers waarop wij een beroep doen om het platform te leveren, vormt bijlage 3 bij die overeenkomst; zij wordt permanent gepubliceerd op het adres onelia.be/sous-traitants en elke wijziging wordt bovendien per e-mail aan onze Klanten meegedeeld.

5. Cookies en vergelijkbare technologieën

De website onelia.be plaatst geen enkele cookie of andere tracker op uw toestel en doet geen beroep op enig instrument van derden voor bezoekanalyse, reclame of geïntegreerde sociale media. Enige uitzondering: wanneer u het formulier van de wachtlijst begint in te vullen, of de inschrijvingspagina van het portaal opent, leest de in afdeling 3.1 beschreven controle tegen robots van Cloudflare technische informatie in uw browser, en kan die informatie daar ook opslaan. Die informatie dient uitsluitend om na te gaan of de inschrijving die u vraagt van een persoon komt, en niet voor tracking of reclame: ze is strikt noodzakelijk en vereist uw toestemming niet. De in afdeling 3.1 beschreven bezoekmeting gebeurt uitsluitend op basis van de serverlogbestanden, zonder lezing of schrijving van informatie op uw toestel en zonder bewaring van uw IP-adres. Een toestemmingsbanner is dan ook niet nodig. Mochten wij in de toekomst een beroep doen op niet strikt noodzakelijke cookies, dan zouden wij vooraf uw toestemming inwinnen overeenkomstig artikel 129 van de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie en de aanbevelingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit, en zouden wij een cookiebeleid publiceren.

De mobiele applicatie en het webportaal gebruiken uitsluitend mechanismen van lokale opslag die strikt noodzakelijk zijn voor hun werking: sessie- en authenticatietokens, weergavevoorkeuren en, op de mobiele applicatie, een lokale databank die het werken zonder verbinding mogelijk maakt, gekoppeld aan één enkele gebruiker en automatisch gewist bij een accountwissel op het toestel. Die mechanismen dienen geen enkel doeleinde van tracering of reclame en vereisen geen toestemming.

6. Ontvangers van uw gegevens en verwerkers

Uw persoonsgegevens zijn binnen Onelia toegankelijk voor uitsluitend die personen die ze nodig hebben voor de hierboven beschreven doeleinden. Zij worden daarnaast verwerkt door de volgende dienstverleners, die als verwerker op onze instructies handelen en in het kader van een verwerkersovereenkomst die in overeenstemming is met artikel 28 van de AVG, of, wanneer dat wordt vermeld, als autonome verwerkingsverantwoordelijken.

Voor de verificatie van de nummers van de belasting over de toegevoegde waarde en van de ondernemingsgegevens alsook voor de suggestie van adressen in Frankrijk en Luxemburg bevraagt het platform officiële overheidsdiensten, te weten het VIES-systeem van de Europese Commissie, de Kruispuntbank van Ondernemingen, de Base Adresse Nationale en het geoportaal van de Luxemburgse Staat, die de doorgegeven gegevens onder hun eigen verantwoordelijkheid verwerken. De Belgische adressen worden verwerkt aan de hand van een door Onelia gehoste adressendatabank.

De agendaleveranciers waarop een gebruiker zijn planning verkiest te abonneren, onder de in afdeling 3.11 beschreven voorwaarden, zijn door de gebruiker en door de Klant gekozen ontvangers. Zij zijn geen verwerkers van Onelia en zijn niet opgenomen in bijlage 3 bij de DPA.

Wij kunnen uw gegevens eveneens meedelen aan de gerechtelijke, administratieve of toezichthoudende autoriteiten wanneer de wet ons daartoe verplicht, alsook aan onze raadslieden wanneer dat noodzakelijk is voor de verdediging van onze rechten. Wij verkopen noch verhuren uw persoonsgegevens en wij gebruiken ze niet om modellen van artificiële intelligentie te trainen.

7. Doorgiften buiten de Europese Unie

Uw gegevens worden standaard binnen de Europese Unie gehost en verwerkt. Sommige van onze dienstverleners zijn evenwel in de Verenigde Staten van Amerika gevestigd of verwerken er een deel van de gegevens, zoals aangegeven in afdeling 6. Die doorgiften berusten op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023 betreffende het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework), voor de in dat kader gecertificeerde dienstverleners, en op de standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld bij uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914, waar nodig aangevuld met bijkomende maatregelen, overeenkomstig de artikelen 44 tot 46 van de AVG. U kunt een kopie van de toepasselijke waarborgen verkrijgen door ons te schrijven op het adres privacy@dcng.be.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens slechts gedurende de termijn die noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, waarna wij ze verwijderen of anonimiseren. De toepasselijke termijnen worden hierna samengevat.

9. Beveiliging van uw gegevens

Overeenkomstig artikel 32 van de AVG voeren wij passende technische en organisatorische maatregelen door om uw gegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging, niet-toegestane verstrekking of niet-toegestane toegang. Die maatregelen omvatten onder meer de versleuteling van de gegevens tijdens de doorvoer en in rust, de strikte isolatie van de gegevens van elke Klant op het niveau van de databankmotor, de mogelijkheid voor elke gebruiker om tweefactorauthenticatie te activeren, het beheer van de toegang volgens rollen, dagelijkse back-ups die worden versleuteld vooraleer zij onze hostinginfrastructuur verlaten, een geautomatiseerde bewaking met waarschuwingen, foutmeldingen die geen enkel technisch detail prijsgeven en een procedure voor het beheer van inbreuken in verband met persoonsgegevens. In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een hoog risico voor uw rechten en vrijheden kan meebrengen, zullen wij u daarvan in kennis stellen overeenkomstig artikel 34 van de AVG.

10. Uw rechten

Onder de voorwaarden en binnen de grenzen bepaald door de AVG beschikt u over de volgende rechten op uw persoonsgegevens: het recht op inzage (artikel 15), dat u toelaat de bevestiging te verkrijgen dat uw gegevens worden verwerkt en er een kopie van te ontvangen; het recht op rectificatie (artikel 16) van onjuiste of onvolledige gegevens; het recht op gegevenswissing (artikel 17), onder voorbehoud van onze wettelijke bewaarverplichtingen; het recht op beperking van de verwerking (artikel 18); het recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20), dat u toelaat de gegevens die u ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, wanneer de verwerking op uw toestemming of op een overeenkomst berust; het recht van bezwaar (artikel 21) tegen de verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang berusten, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, en, te allen tijde en zonder motivering, tegen de verwerkingen met het oog op prospectie; alsook het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u op vergelijkbare wijze treft (artikel 22), met dien verstande dat Onelia geen enkel besluit van dat type neemt.

Wanneer de verwerking op uw toestemming berust, kunt u die te allen tijde intrekken, zonder dat die intrekking afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Om die rechten uit te oefenen, richt u uw verzoek aan privacy@dcng.be of per brief aan het adres van onze maatschappelijke zetel. Om uw gegevens te beschermen, kunnen wij u vragen uw identiteit met elk redelijk middel aan te tonen wanneer wij daarover twijfels hebben. Wij antwoorden u binnen een termijn van één maand te rekenen vanaf de ontvangst van uw verzoek; die termijn kan met twee maanden worden verlengd gelet op de complexiteit of het aantal verzoeken, in welk geval wij u daarvan op de hoogte brengen. Indien uw verzoek betrekking heeft op gegevens die voor rekening van een van onze Klanten worden verwerkt, verwijzen wij u naar die Klant overeenkomstig afdeling 4.

U beschikt eveneens over het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, in het bijzonder die van de lidstaat waar uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats van de beweerde inbreuk zich bevindt. In België gaat het om de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, telefoon +32 (0)2 274 48 00, e-mail contact@apd-gba.be, website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. In Frankrijk gaat het om de Commission nationale de l’informatique et des libertés en, in Luxemburg, om de Commission nationale pour la protection des données. U kunt bovendien een beroep in rechte instellen overeenkomstig de artikelen 78 en 79 van de AVG.

11. Mobiele applicatie: machtigingen en lokale gegevens

De mobiele applicatie Onelia kan u toegang vragen tot bepaalde functies van uw toestel, uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor een functie die u gebruikt: de camera en de fotobibliotheek om de werven te documenteren, de notificaties om u over uw activiteit te informeren en de lokalisatie van het toestel om de kaart op uw positie te centreren. U kunt die machtigingen te allen tijde verlenen, weigeren of intrekken in de instellingen van uw toestel. Wanneer een foto die u neemt of invoert geolocatiemetagegevens bevat, worden de coördinaten van de plaats van opname samen met de foto in het dossier van de werf opgeslagen; u kunt dat vermijden door de lokalisatie van de foto’s in de instellingen van uw toestel uit te schakelen. De weergave van de kaarten doet een beroep op een in de Europese Unie gevestigde leverancier van kaartlagen, die het IP-adres van het toestel en de geraadpleegde kaartzones ontvangt, maar nooit de adressen van uw klanten.

Om het werken zonder verbinding mogelijk te maken, bewaart de applicatie een lokale kopie van de gegevens van uw account op uw toestel. Die kopie is aan uw enkele gebruiker gekoppeld, beschermd door de beveiligingsmechanismen van uw toestel en automatisch gewist bij een accountwissel. Wij raden u aan uw toestel te beschermen met een code, een vingerafdruk of gezichtsherkenning, en ons onverwijld elk verlies of elke diefstal te melden zodat wij de toegang kunnen intrekken.

12. Minderjarigen

Het platform Onelia is bestemd voor professioneel gebruik en richt zich niet tot personen jonger dan achttien jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens betreffende minderjarigen. Indien u van oordeel bent dat een minderjarige ons gegevens heeft meegedeeld, gelieve ons daarvan te informeren zodat wij tot de verwijdering ervan kunnen overgaan.

13. Wijzigingen van deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring wijzigen om rekening te houden met wettelijke, reglementaire of operationele ontwikkelingen, met name bij de toevoeging van een nieuwe dienstverlener of van een nieuwe functie. De geldende versie, geïdentificeerd door haar datum, wordt permanent gepubliceerd op het adres onelia.be/confidentialite en is toegankelijk vanuit de applicatie en het webportaal. In geval van een wezenlijke wijziging die onze Klanten of hun gebruikers raakt, informeren wij hen daarover per e-mail of door een notificatie in het platform vóór de inwerkingtreding ervan. De wijziging van deze verklaring brengt geen wijziging mee van de algemene verkoopvoorwaarden, noch van de DPA, die hun eigen procedures volgen.

14. Toepasselijk recht

Deze verklaring wordt beheerst door het Belgisch recht, onverminderd de dwingende bepalingen inzake gegevensbescherming die van toepassing zijn in de lidstaat van uw verblijfplaats. Elk geschil over de toepassing ervan behoort tot de bevoegdheid van de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Waals-Brabant, onverminderd uw recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit of een beroep in te stellen bij de bevoegde rechtscolleges overeenkomstig de AVG.